Introducción.
Las reuniones permiten compartir, dentro de un grupo de personas, el mismo nivel de conocimiento acerca de una tema o problema y además una forma de decisiones colectiva. En efecto, las decisiones tomadas en forma colectiva con representantes de las diversas entidades involucradas, serán aceptadas con mayor facilidad por todas las partes implicadas.
Sin embargo, las reuniones son "CONÓFAGAS"(es decir que "insumen mucho tiempo") y por lo tanto deben ser lo más corto posible y llevarse a cabo con un alto grado de eficacia a fin de resolver rápidamente los temas a tratar.
La conducción de una reunión hace referencia al conjunto de acciones que deben tomarse para organizar y llevar a cabo una una reunión en buenas condiciones y que permita el seguimiento de sus resultados.
Antes de la reunión.
Motivo de la reunión.
Antes que nada, el propósito de la reunión debe elaborarse con madurez para evitar reuniones sin sentido:
-> ¿Cual es el objetivo de la reunión?
-> ¿Una tele Conferencia seria suficiente?
-> ¿Una conferencia en la WEB o reunión virtual(Internet) seia suficiente?
Alcance de la reunión.
-> Numero y capacidad de los participantes: Es Conveniente reducir el numero de los participantes para evitar la eficiencia de la reunión. También es necesario armonizar el perfil de los participantes, en particular en lo que se refiere a nivel técnico y político.
-> Duración: Idealmente, la reunión no debería durar más de 2 horas.
-> Agenda: La agenda delimita la programación del trabajo en temas correctamente formulados. Es necesario establecer plazos correctos para tratar los diversos puntos de la agenda.
Fechas y reserva de sala.
Dependiendo del número de participantes, es necesario encontrar contar con una sala de conferencias en una fecha con la que los participantes estén disponibles..
La fecha de la reunión deberá establecerse con 15 días de anticipación, como minimo, para que puedan enviarse las invitaciones y los avisos a los participantes en un plazo razonable.
En particular, deberá escogerse la sala en base a las siguientes limitaciones:
-> Capacidad de la sala( En terminos de cantidad de asientos)
-> Dimensiones y forma de la sala (dependiendo de si existen presentaciones o actividades)
-> Necesidad de acceso a Internet.
Aviso a los participantes.
Se deberá distribuir la agenda a todos los participantes, especificando, entre todos los detalles, el lugar de la reunión y la hora de inicio y finalización de la reunión. En los casos pertinentes debera difundirse un programa que sintetice los servicios principales (metro, paradas de bus, etc) que se encuentren en la proximidades de la reunión.
En lo posible, y para optimizar la eficiencia de los intercambios, se podra preparar un documento introductorio, que se enviara antes de la reunión y en la cual deberá especificarse el contexto, incluyendoalgunos temas claves. De esta manera, los participantes podrán preparse mejor para dicha reunión.
-> Aviso: Deberan enviarse avisos a las personas involucradas para que puedan hacerse cargo de determinadas tareas.
-> Invitacion: Se deberá enviar una invitacion dirigida a los participantes además de la invitacion al personal del negocio o de la organizacio´n.
Durante la reunión.
Discusiones en la mesa redonda.
Una "Discusion en la mesa redonda" le permite a cada participante presentarse brevemente. Así, las personas nuevas o el personal externo podrán conocer el titulo de cada participante.
Eleccion de un secretario.
Es conveniente "designar a un voluntario" para que confeccione un borrador del informe. En caso de que se realicen varias reuniones, cada participante deberá ser secretario por turno.
Hojas de firma
En las reuniones que involucren a personas con tareas determinadas, será necesario hacer circular una hoja para permitir a los servicios financieros validar los costos del viaje. Se adjunta a este documento un modelo de hoja de firma.
Resumen del informe anterior acerca de las decisiones.
En caso de que se realicen varias reuniones, las decisiones tomadas en reuniones anteriores podrán ser repasadas para refrescar la memoria de los participantes o bien para seguir de cerca el progreso de su implementación.
Reseña de la agenda.
Antes de llegar al tema principal, es conveniente resumir brevemente la agenda del dia, indicar el tiempo que se dedicara a cada tema y nombrar a las personas que participaran en la reunion.
Los temas importantes de la agenda deberán ser tratados al comienzo de la reunión, cuando la concentracion esta en su punto maximo y para evitar correr el riesgo de tener que abordarlos superficialmente al final de la reunión.
Cómo lograr que los participantes se distiendan.
Para lograr que los participantes se distiendan, podrá servirse cafe o simplemente botellas de agua al comienzo de la reunión. Ademas, una sala con buenas dimensiones y con una temperatura estable puede mejorar la eficiencia de la reunión.
Cómo elaborar un informe de decisiones.
Un "Informe de decisiones", creado en forma colectiva por todos los participantes, le destacar las decisiones más importantes tomadas durante las discusiones. El informe de decisiones no puede ser meramente pasivo: una persona deberá estar a cargo de la implementeción de cada acción y será necesario establecerse un plazo tentativo para cada una.
Fechas de la siguiente reunión.
En caso de que se trate de una serie de reuniones, seá importante aprovechar la presencia de los participantes para acordar una fecha para la siguiente reunion que resulte conveniente para todos.
Despues de la reunión.
Cómo consignar las notas.
Se recomienda consignar las notas mientras la reunión todavia esta fresca en su mente, es decir inmediatamente depues de la reunión, ya que las notas tomadas durante la misma recurren a la "memoria a corto plazo". En particular deberán incluir lo siguiente:
-> Tema de la reunión.
-> Fecha de la reunión.
-> Participantes (y personas ausentes con aviso)
-> Orden del día .
-> Resumen de cada tema del orden del día.
-> Informe de la decisiones.
De no contar con notas, sera indispensable crear un informe sencillo de las decisiones.
Las notas tienen varios propositos:
-> Registrar las decisiones.
-> Formalizar el trabajo realaizado para permitit, por ejemplo, que las personas que no asistieron a la reunión puedan tener conocimiento de lo que sucedio desde el comienzo hasta el final.
-> Capitalizar la información para la memoria.
Distribucion de las notas.
Para que tengan validez, las notas deberán ser distribuidas a todos los participantes. Si después de aproximadamente una semana, alguna persona sugiere algunas correciones, la nota final deberá ser enviada a todos los participantes.
Fuente: http://es.kioskea.net/contents/projet/conduite-reunion.php3
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